Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko obowiązek ustawowy, ale również szansa na automatyzację procesów księgowych między kontrahentami. Dla firm posiadających rozproszoną strukturę (wiele magazynów, sklepów czy oddziałów), kluczowym wyzwaniem staje się precyzyjne przypisanie faktury do konkretnego miejsca dostawy.
Rozwiązaniem, które znacząco przyspiesza ten proces i eliminuje błędy, jest stosowanie numerów GLN (Global Location Number) w strukturze logicznej e-faktury.
Dlaczego sam NIP nie wystarczy?
W standardowym modelu fakturowania, faktura wystawiana jest na Nabywcę identyfikowanego przez NIP. Jednak w przypadku dużych sieci handlowych lub firm wielooddziałowych, towar może trafiać do jednego z kilkunastu magazynów.
Jeśli w fakturze KSeF widnieje tylko NIP centrali, system księgowy odbiorcy nie wie, którego magazynu dotyczy dostawa. Wymaga to ręcznej weryfikacji dokumentu, co opóźnia jego akceptację i w konsekwencji – płatność.
Rozwiązanie: Węzeł Podmiot3 i numer GLN
Aby umożliwić automatyczne rozksięgowanie dokumentów, konieczne jest wskazanie w strukturze XML faktury konkretnego miejsca dostawy. W schemacie KSeF służy do tego węzeł Podmiot3.
Zalecaną praktyką jest umieszczanie unikalnego identyfikatora magazynu (GLN) w jednej z poniższych ścieżek (w kolejności preferencji):
Opcja zalecana:
Podmiot3->Adres->GLNOpcja alternatywna:
Podmiot3->NrKlienta(jeśli system nie obsługuje pola GLN w adresie).
Przykład wdrożenia – Fikcyjna Sieć Handlowa „Omega”
Załóżmy, że dostarczasz towary do kontrahenta „Omega” Sp. z o.o., który posiada centralny NIP, ale trzy różne lokalizacje odbioru towaru. Aby faktura została poprawnie przetworzona, musisz przypisać właściwy GLN do adresu dostawy w swoim systemie sprzedażowym.
Tabela kodów GLN dla lokalizacji „Omega” Sp. z o.o.:
| Miejsce dostawy / Magazyn | Adres lokalizacji | Numer GLN (do e-faktury) |
| Magazyn Centralny (Hurt) | ul. Logistyczna 50, Warszawa | 5901234567001 |
| Supermarket „Północ” | ul. Kwiatowa 10, Gdańsk | 5901234567002 |
| Sklep AGD/RTV | ul. Słoneczna 5, Kraków | 5901234567003 |
Jak to wygląda w strukturze XML?
Poniżej prezentujemy fragment kodu XML faktury ustrukturyzowanej, pokazujący poprawne uzupełnienie danych dla dostawy do Supermarketu „Północ” (z powyższej tabeli):
...
<Podmiot3>
<DaneIdentyfikacyjne>
<NIP>1234567890</NIP>
<Nazwa>Supermarket Północ - Omega Sp. z o.o.</Nazwa>
</DaneIdentyfikacyjne>
<Adres>
<KodKraju>PL</KodKraju>
<AdresL1>ul. Kwiatowa 10, 80-001 Gdańsk</AdresL1>
<GLN>5901234567002</GLN>
</Adres>
<Rola>8</Rola>
<NrKlienta>5901234567002</NrKlienta>
</Podmiot3>
...
Korzyści z zastosowania GLN
Dostosowanie systemów sprzedażowych do wysyłania numerów GLN w polu Podmiot3 przynosi obustronne korzyści:
Szybsza płatność: Faktura trafia od razu do właściwego działu lub kierownika magazynu.
Brak korekt: Unikasz pomyłek związanych z dostawą towaru do złej lokalizacji.
Automatyzacja: Twoi kontrahenci mogą automatycznie księgować dokumenty, co buduje relacje oparte na profesjonalizmie i nowoczesnych standardach EDI/KSeF.
Co możesz teraz zrobić?
Zalecamy zweryfikowanie kartotek swoich kontrahentów w systemie ERP. Jeśli współpracujesz z sieciami handlowymi, upewnij się, że do każdego adresu dostawy przypisany jest odpowiedni numer GLN i że Twój system eksportuje go do pliku XML w sekcji Podmiot3.