Elektroniczny Obieg Dokumentów

Elektroniczny Obieg Dokumentów, w skrócie EOD jest autorskim programem komputerowym realizującym proces zarządzania i obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. W programie zastosowano budowę modułową, dlatego jest to elastyczne narzędzie z możliwością rozbudowy i dostosowania funkcjonalności do oczekiwań użytkowników.

PODSTAWOWE FUNKCJE

  • BAZA DANYCH INFORMACJI O KONTRAHENTACH, dane teleadresowe, książka adresowa, numery rachunków bankowych itp. możliwość rozbudowy o system przechowywania informacji o kontaktach z kontrahentami i zapisywania podjętych ustaleń, zawartych umów (CRM).
  • ZBIÓR WSZYSTKICH DOKUMENTÓW W JEDNYM MIEJSCU, centralne repozytorium danych, łatwy dostęp do dokumentów na każdym etapie obiegu, nadzór nad dokumentami, wyeliminowanie ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentu, zapewnienie poufności danych, dostęp do dokumentów tylko dla upoważnionych, archiwizacja dokumentów elektronicznych i papierowych.
  • PROCES OBIEGU DOKUMENTÓW W PRZEDSIĘBIORSTWIE, przyjmowanie dokumentów elektronicznych i papierowych (skanowanie), zastąpienie tradycyjnego obiegu dokumentów w tym fizycznego ich przenoszenia, wyeliminowanie odręcznych podpisów, pieczątek, konfiguracja ścieżek obiegu dokumentów w zależności od ich rodzaju (kosztowe, handlowe zakupu i sprzedaży), swobodny wybór akceptantów, różne ścieżki obiegu dla różnych typów dokumentów, możliwość modyfikacji ścieżek obiegu, nadzór nad wykonywaniem zadań przez pracowników, elastyczny system zastępstw, przypisanie uprawnień osobie zastępującej na czas nieobecności.
  • PROCES AKCEPTACJI POZYCJI KOSZTOWYCH, umożliwiający na etapie akceptacji przypisanie kosztów do ściśle określonych rodzajów działalności lub nieruchomości lub źródeł ich powstawania itp., wybór osób akceptujących pod względem merytorycznym, odpowiedzialnych za otrzymanie danej pozycji, kontrola powstawania kosztów w przedsiębiorstwie, nadzór nad rozchodem towarów stanowiących koszt przedsiębiorstwa, elektroniczne potwierdzenie otrzymania wyposażenia, zastąpienie odręcznych podpisów, często nieczytelnych, podpisem elektronicznym umożliwiającym precyzyjne ustalenie podpisującego oraz czasu złożenia podpisu, wybór osób akceptujących pod względem formalno-rachunkowym oraz podatkowym i do zapłaty zobowiązań.
  • ZARZĄDZANIE ZOBOWIĄZANIAMI, pełna kontrola zobowiązań, kontrola terminu płatności, wystawianie kilku poleceń zapłaty do jednego dokumentu, rozliczanie kaucji, gwarancji, przedpłat umownych, generowanie poleceń zapłaty w formie wydruku lub formatu bankowego MULTICASH, rozliczanie wydatków z zaliczki pracownika, informacja o stanie płatności za poszczególne dokumenty, integracja z systemem księgowym.
  • INTEGRACJA Z SYSTEMAMI ZEWNĘTRZNYMI, import danych z dokumentów źródłowych w tym faktur (XML), eksport danych do systemów obrotu towarowego, automatyczne przenoszenie danych do systemów finansowo-księgowych z dekretacją na właściwe konta księgowe.

ŁATWY DOSTĘP DO DANYCH

  • INTUICYJNA WYSZUKIWARKA umożliwia szybki dostęp do potrzebnych danych w dowolnym czasie.
  • ZAPAMIĘTYWANIE OSTATNIO UŻYWANYCH KONTRAHENTÓW, DOKUMENTÓW, szybki dostęp do ostatnich dokumentów, zupełnie tak jak by leżały na biurku pod ręką.
  • MOŻLIWOŚĆ SZCZEGÓŁOWEGO FILTROWANIA DANYCH, szukanie będzie szybkie i efektywne.
  • ZAPAMIĘTYWANIE OSTATNIO WYSZUKIWANYCH DANYCH, aby nie szukać tego samego dwa razy.
  • ZAPISYWANIE USTAWIEŃ WYSZUKIWARKI, szybki dostęp do często potrzebnych informacji.

FUNKCJONALNOŚĆ

  • DOSTĘP PRZEZ PRZEGLĄDARKĘ INTERNETOWĄ, otwiera szerokie możliwość do pracy w aplikacji, nie trzeba niczego instalować, gdyż przeglądarka internetowa dostępna jest w szerokiej gamie urządzeń, komputery stacjonarne, laptopy, tablety, telefony komórkowe, praca możliwa wszędzie tam, gdzie jest internet.
  • INTUICYJNY I NOWOCZESNY WYGLĄD, dzięki czemu praca w aplikacji jest przyjemna i łatwa, a poruszanie się po kolejnych funkcjach przypomina wizytę na stronie internetowej.

BEZPIECZEŃSTWO

  • LOGOWANIE ZA POMOCĄ LOGINU I HASŁA, gwarantuje dostęp tylko uprawnionych użytkowników.
  • SZYFROWANE POŁĄCZENIE HTTPS, bezpieczeństw transmisji na najwyższym poziomie, jak w systemach bankowych.
  • ROZBUDOWANY SYSTEM UPRAWNIEŃ DLA UŻYTKOWNIKÓW, ograniczenie możliwości nadużyć, przez blokadę dostępu do nieuprawnionych funkcji.
  • ZAPISYWANIE WSZYSTKICH DZIAŁAŃ UŻYTKOWNIKÓW, możliwość kontroli pracy oraz zwiększenie bezpieczeństwa przez stały nadzór.
  • PEŁNA IDENTYFIKACJA WYKONANYCH CZYNNOŚCI Z PODANIEM IMIENIA, NAZWISKA, DNIA I GODZINY, precyzyjne ustalenie osoby wykonującej czynności w systemie oraz czasu, blokada możliwości usunięcia dokumentów i operacji na nich wykonanych.