Wielu przedsiębiorców, chcąc ułatwić sobie życie przy wystawianiu nowych e-Faktur, wpisuje na nich tylko absolutne minimum: Sprzedawcę i Nabywcę. Całkowicie ignorują przy tym dodatkowe pole (w systemie zwane Podmiot3), które służy do określenia gdzie dokładnie ma trafić towar lub kto jest jego fizycznym odbiorcą.
To pole pozwala wskazać na fakturze na przykład konkretny magazyn, plac budowy, filię firmy albo firmę faktoringową. Jego pominięcie wydaje się drobnym skrótem, ale w rzeczywistości powoduje ogromne problemy.
Jakie są skutki ignorowania tego pola?
Brak dokładnego adresu dostawy wywołuje efekt domina u osoby, która taką fakturę otrzymuje:
-
Chaos w magazynie: Centrala zamawia towar, ale paczka ma pojechać do oddziału na drugim końcu Polski. Bez informacji na fakturze, pracownik magazynu nie ma pojęcia, czy to jego dostawa i czy może ją przyjąć. Zaczyna się nerwowe dzwonienie i ustalanie faktów.
-
Koniec z automatyzacją: Nowoczesne firmy mają programy, które same przesyłają faktury do akceptacji odpowiednim kierownikom. Robią to właśnie na podstawie takich danych jak miejsce dostawy. Jeśli tych danych brakuje, automat staje. Księgowa musi wtedy ręcznie, dokument po dokumencie, ustalać, do kogo należy dany zakup.
-
Odrzucone faktury i brak zapłaty: Klienci, którzy mają zaawansowane systemy magazynowe, będą odrzucać faktury bez adresu dostawy (lub prosić o szybką korektę). Dlaczego? Bo ich system po prostu nie będzie w stanie połączyć takiej „niepełnej” faktury z dokumentem przyjęcia towaru (PZ).
Jak uniknąć tego bałaganu?
Przygotowanie do KSeF to nie jest tylko zmartwienie księgowej – to zmiana sposobu pracy całej firmy. Co należy zrobić, aby uniknąć problemów?
-
Zrób porządek w danych klientów: Zanim w ogóle zaczniesz wystawiać e-Faktury, przejrzyj swoją bazę kontrahentów. Upewnij się, że masz wpisane poprawne nazwy, NIP-y i wszystkie adresy dostaw. Śmieciowe dane na wejściu oznaczają błędną fakturę na wyjściu.
-
Przetestuj każdą sytuację: Wystaw na próbę każdą, nawet najdziwniejszą fakturę, jaka zdarza się w Twojej firmie (zaliczkę, korektę, nietypowy adres dostawy). Sprawdź, czy Twój program radzi sobie z wygenerowaniem z tego poprawnego pliku KSeF.
-
Zainwestuj w mądry program do faktur: Dobry system do obiegu dokumentów wyłapie błędy lub braki na fakturze jeszcze zanim wyślesz ją do klienta. Pomoże też automatycznie uzupełnić luki.
Podsumowując: KSeF to jak szkło powiększające – bezlitośnie obnaży każdy bałagan w dokumentach i procedurach. Lepiej posprzątać w firmowych danych już dziś, niż później mierzyć się z zablokowanymi dostawami i spóźnionymi przelewami od klientów.